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Diagnosi
Analizziamo i tuoi numeri e i tuoi processi. Il problema, spesso, non è dove sembra.
Amministrazione e controllo
Organizzazione dell’ufficio amministrativo per PMI e startup in crescita.
Per chi cresce più in fretta dei suoi processi. Non teniamo la contabilità al posto tuo: ti aiutiamo a costruire un’amministrazione interna che chiude a data certa e non si ferma quando si ferma una persona.
Che cos’è l’organizzazione amministrativa
L’organizzazione amministrativa è il modo in cui un’azienda gestisce i suoi flussi amministrativi: chi registra, chi approva, in quale ordine, con quali strumenti e in quali tempi. Quando è costruita bene, i numeri arrivano puntuali e affidabili, e l’amministrazione cresce con l’azienda invece di rincorrerla.
L’amministrazione di un’azienda che cresce resta spesso quella di quando l’azienda era la metà: le stesse persone, gli stessi passaggi a mano, gli stessi fogli di calcolo. Funziona finché il volume regge, e quando smette di reggere il sintomo non è un errore grosso, sono tanti piccoli ritardi. La chiusura che slitta, la fattura che nessuno ha approvato, il dato che arriva quando la decisione è già stata presa.
Non facciamo l’amministrazione per conto dell’azienda e non sostituiamo lo studio che tiene la contabilità. Lavoriamo dentro l’azienda, con le persone che già ci sono, per costruire un’amministrazione che funzioni anche quando noi non ci siamo più.
Quando serve
La chiusura del mese slitta, e le correzioni arrivano dopo.
Le fatture restano ferme perché nessuno le ha approvate, e nessuno sa dire in quale punto.
Tutto è appoggiato su una sola persona: quando manca, l’amministrazione si ferma.
Gli stessi dati passano a mano da un foglio all’altro, e ogni prospetto va ricostruito.
L’organizzazione amministrativa: cosa comprende
Chiusura del mese a data certa
Mappiamo come si chiude oggi il mese: quanto tempo serve, quante correzioni arrivano dopo, quanto si rifà a mano. Poi fissiamo passaggi e tempi perché la chiusura arrivi a una data certa.
Ciclo attivo e passivo
Seguiamo dove passano i documenti, chi approva che cosa e in quale punto le pratiche restano ferme, e togliamo i passaggi che non servono.
Ruoli e procedure scritte
Chi fa cosa, le competenze che ci sono in casa, le sovrapposizioni e su quale singola persona è appoggiato tutto. Il risultato sono procedure scritte, che non dipendono da una sola persona.
Affiancamento al team
Lavoriamo dentro la tua azienda, al fianco delle persone dell’amministrazione, mentre i nuovi passaggi entrano in uso.
Il risultato
La chiusura arriva a data certa e l’amministrazione cresce con l’azienda: non si ferma quando manca una persona, e i numeri per decidere arrivano quando servono.
Come lavoriamo
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Sistema
Costruiamo il metodo e gli strumenti per monitorare la tua azienda con continuità, non una tantum.
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Intervento
Decidiamo insieme dove agire, con un ritorno che possiamo misurare.
Domande frequenti
Cosa si fa in un ufficio amministrativo?
Gestisce i flussi che tengono in ordine i conti dell’azienda: fatture attive e passive, incassi e pagamenti, rapporti con banche e fornitori, e il passaggio dei dati allo studio che tiene la contabilità. In una PMI spesso raccoglie anche i numeri per la direzione, ed è lì che i ritardi pesano di più.
Come organizzare l’ufficio amministrativo?
Si parte da come lavora oggi: quanto dura la chiusura del mese, dove passano i documenti, chi approva che cosa. Poi si fissano passaggi e tempi, si distribuiscono i ruoli in modo che niente dipenda da una sola persona e si scrivono le procedure. Gli strumenti si scelgono dopo, non prima.
Servizi collegati
Controllo di gestione
Quando l’amministrazione chiude a data certa, sugli stessi numeri si può misurare il margine ogni mese.
Software selection e integrazione di sistemi
Quando l’amministrazione lavora su strumenti che non reggono più, o che non si parlano.
Riorganizzazione di processi aziendali
Quando il problema non è solo amministrativo, ma riguarda come il lavoro passa da un reparto all’altro.